Mosaique de visioconférence

L’E-event ou la dématérialisation de l’événementiel.

En 2013, l’industrie du MICE (meetings, incentives, conventions & events) a connu le poids de la crise. Les entreprises ont du revoir leurs dépenses en terme d’événementiel mais également de déplacements d’affaires liés au secteur du « business travel ». A cette réduction des coups de déplacements, s’ajoutent plusieurs tendances collectives comme la conscience écologique ou encore l’essor du virtuel et de l’image comme mode de communication. L’ensemble de ces facteurs amène aujourd’hui une nouvelle facette à l’événementiel : on parle désormais de e-events. Nous l’avons compris les entreprises se tournent vers la solution dite « télématique » pour le bon déroulé de leurs séminaires, rencontres, événements ou conférences.

Comportements en entreprises et visioconférences améliorées. 

Avec l’essor du web en entreprise et par soucis d’économie de temps et d’argent, de nouveaux outils de travail ont vu le jour ces dernières années. En effet, quel collaborateur ne travaille pas avec l’aide d’un Smartphone ou d’un support tactile telle une tablette ? Les entreprises donnent tous les moyens mobiles à leurs employés pour optimiser le temps de travail et rendre le contenu accessible partout. Cependant, face aux importantes réductions des dépenses dues à la crise, le périmètre de mobilité des collaborateurs se restreint. Et il va continuer à se restreindre avec l’arrivée en force sur le marché des visioconférences améliorées et des nouvelles technologies interactives de dématérialisation. Déjà habitués aux « Conf-call » et visioconférences classiques, les collaborateurs pourront dorénavant, et sans soucis d’adaptation, gouter aux visioconférences améliorées. En 2013, plus de 55% des collaborateurs en entreprises connaissent et utilisent les visioconférences.

Notoriété des outils de communication en entreprise.

Notoriété des outils de communication en entreprise.

Exemple de situation : vous êtes assis dans une salle à Paris et communiquez en direct avec vos interlocuteurs Brésiliens et Canadiens dans des conditions identiques à un rendez-vous face à face.  La visioconférence améliorée offre une image haute définition, un son limpide et de qualité. Le plus, les intervenants sont tous présentés à taille réelle. Elle permet de virtualiser à la perfection et à l’identique une réunion physique classique. Nous venons d’entrer dans une nouvelle ère, celle des rendez-vous professionnels virtuels.

Exemple de dispositif de visioconférence améliorées.

Exemple de dispositif de visioconférence améliorées.

Mais l’innovation ne s’arrête pas la. Elle est duplicable et il faut désormais compter les e-seminaires, e-rencontres, e-events dans le panorama du marché du MICE.

Les rendez-vous professionnels virtuels, un nouveau marché à exploiter.

Certains prestataires de services ont trouvé dans le e-events un nouveau marché à exploiter. C’est le cas de Olivier de Lavalette, Directeur Général de Regus, entreprise spécialisée dans la location de bureaux équipés en centre d’affaires qui affirme : « Les réservations de nos salles de visioconférence et de téléprésence ont augmenté de 22% au niveau mondial ». Si les visioconférences améliorées présentent des avantages aux collaborateurs en terme de temps et de déplacement, elles sont aussi une solution viable pour les entreprises. Elle permettrait, d’après le rapport d’une société d’audit Américaine, AT&T, de faire économiser aux entreprises américaines et anglo-saxonnes plus de 15 milliards d’euros dans la prochaine décennie. L’étude affirme également que les entreprises possédant des salles de téléprésence dans leurs propres locaux pourraient supprimer des centaines de voyages d’affaires dès la première année d’utilisation.

Et les avantages ne s’arrêtent pas la. Alors que la tendance actuelle est à la consommation responsable et à la cause environnementale, nombreuses sont les entreprises qui s’engagent dans une démarche éco-responsable. Elles pourront désormais compter sur les e-events pour réduire significativement les émissions de CO2, liées notamment au transport aérien. Le rapport AT&T mentionne même une baisse de 5,5 millions de tonnes de carbone en dix ans.

La téléprésence à bien d’autres ambitions et de nombreuses clés en mains pour faire sa place dans le monde des échanges professionnels. En effet elle lie l’audio au visuel et joue sur l’importante place de l’image dans le monde de la communication, ce qu’une simple conversation téléphonique ne peut pas faire.

Le tout-virtuel, ou comment rassembler sans se déplacer ?

Un des événements précurseur de la dématérialisation et des e-events est sans contester le SATAÉ (Salon virtuel du Tourisme d’Affaires et de l’Evénementiel), qui s’est déroulé en janvier 2010. Il a généré plus de 24 000 visiteurs uniques et donc autant de connexions simultanées. A l’occasion de ce salon virtuel, un palais des congrès entier a été virtuellement reconstruit : le « Dynacoce ».

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« Le Dynacoce », palais des congrès virtuel à l’occasion du SATAÉ 2010

Comme dans un salon classique et réel, les visiteurs se sont déplacés de stand en stand après s’être enregistrés à l’accueil du site internet. Un plan 3D et un moteur de recherche ont été crées à l’occasion pour permettre aux internautes de se localiser et de partir à la rencontre de leurs interlocuteurs grandeur nature. Tous les échanges ont été dématérialisés et les exposants ont pu entrer en contact direct par webcam, audioconférence ou téléphone avec leurs visiteurs. A l’image d’un salon physique, des conférences ont été tenues et des animations proposées autour de thématiques liées à l’événementiel et au voyage d’affaires. Ce salon a également permis à ses exposants de réduire leurs coûts de participation et de logistique, leur permettant ainsi à continuer leurs activités en simultanée pendant la durée du salon.

Les futures éditions de salons proposeront d’ailleurs à leurs exposants de choisir leur stand parmi une sélections de 30 modèles équipés afin d’offrir une meilleure visibilité auprès des internautes. Le « Dynacoce » lui, offrira à ses exposants la possibilité de joindre des commerciaux sur leurs stands pour gérer les flux et entrer dans le processus classique de commercialisation des offres événementielles : commercial-prospect.

L’e-events, une tendance en plein essor.

Depuis 2010, la tendance n’a pas cessé d’évoluer et de nouvelles solutions virtuelles naissent d’années en années. Cette année d’ailleurs, un espace « Nouvelles technologies » est dédié au salon EIBTM qui s’est tenu à Barcelone du 19 au 21 novembre 2013. Ce salon dédié à l’industrie globale de l’événementiel et du marché du MICE, a présenté cette année parmi ces 3100 exposants des innovations représentatives concentrées à assurer le futur du marché. Entre autres nous remarquons par exemple : les pokens (clés virtuelles d’échanges de données), les hologrammes, les applications professionnelles… L’agence American Express Meetings & Events y a d’ailleurs présenté une conférence sur les tendances du MICE 2014. La première d’entres elles portait sur la dématérialisation des évenements et l’essor du digital dans le futur de l’événementiel.

 Découvrez la vidéo de l’EIBTM en cliquant sur le lien suivant : EIBTM_Technology

Si le marché de l’événementiel connaît la crise, il n’est pas en manque d’inspirations et d’innovations. Il tend à une nouvelle norme, à la fois bénéfique pour les entreprises, pour l’environnement et s’inscrivant dans l’ère du digital et de l’interactif. L’e-event n’a pas fini de faire parler de lui.

About Lisa Braghi

Cher internaute, bienvenue chez moi.
Pour apprendre à me connaître, je te propose de jeter un coup d'oeil dans mes valises. Et comme le dit si bien ce jeu de vacances usant mais internationalement connu, "j'ai dans ma valise" : un peu de ça et de fait, beaucoup de ça.
Amoureuse de montagne, c'est donc avec de bonnes chaussures que j'ai quitté ma Haute-Savoie natale pour débarquer à Paris en septembre 2012. Après trois années passées à l'Institut des Médias de Lyon et l'obtention d'une licence professionnelle, j'ai continué mon ascension vers la capitale pour me spécialiser. Actuellement en deuxième année de Master à l'ECS Paris, je suis décidée à atteindre des sommets. Munies de bon crampons, je suis prête à intégrer le monde intransigeant mais passionnant de l'événementiel et d'y prolonger mon excursion.
Et si on faisait un bout de chemin ensemble ?
Lisa.

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